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湖北省人民检察院

领导重视 管理规范 利用高效 我院档案管理规章水平稳步提升

时间:2012-12-25 来源: 访问量:

近年来,我院档案管理工作在市、区档案管理部门和上级检察院指导下,坚持以档案工作目标管理省特级为标准,大力加强档案组织管理建设、业务基础建设、档案信息与安全建设,综合档案室继2009年通过省特级复查换证后,于2012年9月再次顺利通过省特级复查评审:

一、加强领导,强化责任,持续加大档案管理工作力度

我院党组始终把档案工作放在重要位置,不断加强对档案管理工作的组织领导,一是及时调整院档案目标管理领导小组。根据人员变动情况,我们对档案目标管理领导小组组成人员进行了相应调整,调整成立了以分管检察长任组长,办公室主任任副组长,各部门负责人为成员的档案工作领导小组,形成了分管检察长直接抓、办公室具体组织实施、各部门密切配合的档案管理工作格局,保证了档案管理工作始终有人抓、有人促、有人管。二是院领导给予高度重视,特别是“一把手”非常关心和重视此项工作。院党组会、检察长办公会将档案工作列入议事日程,听取档案工作情况汇报,研究部署档案工作。特别是对复查换证评审、档案行政执法检查等重要工作,院主要领导专题听取汇报,亲自审定工作方案,提出明确要求。三是坚持把档案工作纳入全院目标管理,将其作为对各科室特别是对办公室工作考核的重要内容,不定期地检查、考核档案管理工作。四是加大教育培训力度。多年来,我们通过派档案员参加上级档案行政管理部门举办的档案业务培训、订阅有关档案工作刊物,利用板报宣传档案法律知识,开展档案卷宗评比等多种形式,使全院干警的档案法制意识不断增强,档案收集、整理、组卷水平不断提高。重视档案管理后备人才的选拔和培养,通过传帮带、实践锻炼、专业培训等有意识的培养工作,使一名会电脑、懂管理、具有档案专业资质的年轻同志走上了专职档案员岗位,顺利实现了专职档案员的新老交替。对各部门的兼职档案员组织经常性的档案专业知识学习培训,搞好面对面的交流指导,在全院范围内形成档案管理工作合力。

二、健全制度,规范管理,大力加强档案业务基础建设

近年来,我院根据《档案法》和《湖北省机关档案工作目标管理考评办法》以及上级检察机关的要求,结合本院自身实际,先后制定完善了《立卷归档制度》、《档案保密制度》、《档案保管、统计制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案人员岗位职责》、《档案利用制度》、《“三合一”管理制度》、《江汉区人民检察院档案管理办法》等一系列档案管理制度,形成了一整套规范化管理机制,促进了我院档案管理水平新提高。一是在文件材料的收集上做到齐全完整。综合档案室针对各部门工作特点,对工作中形成的各种材料是否应该归档都分门别类的列出清单,下发到各部门,要求各部门主动把应归档的材料及时归档。同时,档案管理人员还经常深入各部门对不同门类、不同载体的文件材料、照片、实物等进行收集。每年底,档案人员再次到各部门集中检查档案收集整理情况,确保应归档的各类文件资料、案卷、实物不遗漏、不丢失。二是在档案的整理上做到规范清晰。我们坚持严格把好归档材料的筛选入口关、分类组卷关、案卷划期关、目录撰写关和卷宗装订关。对各类档案按年度进行整理,按价值进行划期,按类别进行组卷,分门别类的入柜排列,保证各种档案类别清晰。三是在档案的管理上做到安全完整。在日常的档案管理工作中,我们注重加强文件材料、图纸、声像、实物等门类、载体的档案管理,认真做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防虫、防鼠、防尘工作,坚持档案查、借阅制度,较好地保证了档案材料的完整、安全和保密。

三、科技兴档,注重备份,不断强化档案信息与安全

为了适应档案管理信息化、数据化的新要求,我院配备了档案管理专用计算机及科怡档案管理应用软件。档案人员能熟练操作使用计算机及档案管理应用软件。目前,我们建立了文书、科技、会计、声像、诉讼、技术、实物、电子等八类档案数据库,实现了档案微机管理,共录入数据46136条。其中,文书档案建立了近32年的数据库,共7417条、39748个幅面,实现了文书档案的全文管理。诉讼档案建立了32年的数据库,共34136条,科技档案数据库,共1763条,会计档案数据库,共619条,声像档案数据库,共1369条,技术档案数据库,共337条,实物档案数据库,共327条,电子档案数据库,共168条,从而客观、真实、全面地反映了我院机关工作、检察业务工作等方面的信息,实现了档案工作科学化管理。对重要文件进行纸质备份,并送区档案馆进行异地备份。

四、坚持标准,强化防范,积极优化档案管理工作环境

近年来,我们坚持以档案管理现代化、系统化和规范化为目标,加大软硬件建设力度,不断夯实档案管理工作基础。目前,我院档案用房面积达240余平方米,“四室一库”(办公室、阅览室、工作室、荣誉陈列室和档案库房)完全能满足档案用房需要。档案库房配备了防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防鼠、防虫、防尘等各种防护设施。档案装具密集优化,配备了标准的轨道式档案密集架 4组28列,柜架数量能满足五十年以上的档案保管需要。案卷装具规范、统一,符合国家标准。此外,档案工作专用的计算机、扫描仪、打印机、空调器、去湿机、温湿度仪、裁纸机、缝纫机、防磁柜等设施设备齐全,完全能满足档案管理的要求。《科怡2000档案管理系统》提标升级,为档案管理工作步入现代化奠定了坚实的基础。

五、管用结合,高效用档,充分发挥档案工作实效

在加强档案管理的同时,大力做好档案信息资源的开发利用工作,变“死”档案为活资料。近年来,我们除利用档案开展了《全宗介绍》、《机构沿革》、《大事记》、《检察志》、《档案利用效果汇编》、《基础数字汇编》、《规章制度汇编》、《人物专题汇编》等编撰工作外,还从诉讼监督、“严打”工作、查处职务犯罪工作、社会综合治理、预防青少年犯罪、检察改革、人大监督、执法检查、教育整顿、文明创建等方面分专题开展了具有我院特色、体现检察工作特点的编研工作。先后为执法检查、案件复查、财务审计、行贿档案查询等工作提供了大量详实的档案资料。2009年以来先后为本院及社会各界人士提供档案查询、调取资料等服务120余人次。在充分发挥档案服务检察业务工作的同时,及时准确向区档案局填报档案统计年报6份,及时向档案局报送公开现行文件和公开信息133件,较好地发挥档案服务群众、服务社会的作用。

 

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作者:不详

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